Компания БЭСТ интегрировала систему управления предприятием БЭСТ-5 с популярной системой электронного документооборота «Диадок», которая обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами между различными организациями. Работа с электронными документами происходит в привычной для пользователей БЭСТ-5 информационной среде – с использованием знакомых им правил ведения системных классификаторов и со знакомой им логикой ввода и обработки данных. Для подписания документов применяется та же самая электронная подпись, что и для отчетности в ФНС. Документы, отправляемые из системы БЭСТ-5, формируются на основании созданных в ней учетных документов. Отправка производится из тех же регистров, в которых хранятся исходные учетные документы. Система БЭСТ-5 обеспечивает отправку и получение документов трех категорий. Первая – формализованные документы, форма которых жестко регламентированы действующим законодательством, и передаваемые в виде XML-файлов в формате, утвержденном ФНС РФ: универсальные передаточные и универсальные корректировочные документы (УПД и УКД), счета-фактуры, накладные по форме ТОРГ-12, акты выполненных работ. Вторая категория – полуформализованные документы, т.е. документы с частично регламентированным реквизитным составом. Это счета на оплату, договоры, дополнения к договору, накладные, акты, акты сверки. Документы данной категории передаются в виде файлов форматов jpeg, PDF, doc и т.д., а при их отправке дополнительно запрашиваются такие реквизиты как номер, дата, сумма и комментарий. К третьей категории относятся неформализованные деловые документы произвольной структуры. Они передаются в файлах тех же форматов, что и полуформализованные документы, однако при их передаче не запрашивается никаких реквизитов. На основании электронных документов, полученных из системы «Диадок», формируются входящие документы, которые далее переносятся в соответствующие реестры. Автоматизация приема входящих документов существенно экономит рабочее время пользователей, ответственных за их регистрацию и учет, а также минимизирует вероятность ошибок, неизбежных при вводе вручную. По каждому принимаемому/передаваемому документу отслеживаются все стадии его прохождения. Также существуют возможности аннулирования, перевыставления или удаления документов. В соответствии с регламентом документооборота, законодательно установленным для работы с электронными счетами-фактурами, система БЭСТ-5 формирует соответствующие электронные квитанции. Таким образом, пользователи системы БЭСТ-5 получили надежные средства для оперативного приема и передачи широкого перечня документов, оформляющих поставки товаров и выполнение работ/оказание услуг, что существенно повышает эффективность взаимодействия с бизнес-партнерами, а также сокращает материальные и временные затраты на ведение и доставку учетной документации. |
